Guide pratique de création d'activité

Avant de commencer !

Hello !
Vous avez une idée ? Vous voulez améliorer la qualité de vie à ton travail ? Vous voulez mettre en place une nouvelle activité bienveillante dans votre service ?
Mais vous ne savez pas par où commencer ? Bonne nouvelle ce guide pourra vous accompagner dans la réalisation de votre idée !

Ce guide vous permettra de définir votre activité et vous expliquera votre rôle de référent.
Êtes-vous prêt à vous lancer ?

L'idée

Instructions

Votre objectif à cette étape est de définir votre idée, de l'approfondir.
Pour commencer repérez un besoin ou une attente dans votre service et formulez votre idée.
Si vous avez déjà une idée précise, parlez de votre idée autour de vous, à vos collègues. Sonder les réactions face à votre idée, le besoin et les attentes.
Votre idée d'activité concerne qui ? Dans quel contexte évoluerait-elle ? Quels en seraientt les objectifs ? Vos collègues ont-ils de l'intérêt pour cette proposition d'activité ? Seraient-ils prêt à y participer ? à vous aider ?

Soyez prêt à faire évoluer votre idée et votre proposition d'activité en fonction des retours.
Si votre idée n'est pas encore précise, soyez méthodique : fixer des objectifs à votre future activité en fonction d'une problématique. Puis observez, comprennez la situation, interrogez vos collègues afin de réfléchir à des pistes d'activité, des moyens de répondre à cette problématique. Prenez des notes. Ensuite formulez votre idée.

Sinon commencer directement en sondant les différentes personnes concerner par votre idée. Demandez leur de se projeter, d'imaginer puis de vous faire des retours critiques.
Vous avez pu préciser votre idée et la formuler ? Passez à l'étape suivante !

Se renseigner

Instructions

Lors de cette étape vous devrez vous renseigner au sujet de votre projet de nouvelle activité.
L'objectif est d'alimenter votre proposition avant d'en parler à votre cadre ou un administrateur et de passer à sa définition plus précise.
Quelles sont les activités bienveillantes existantes au CHU ? Il y a-t-il déjà des espaces d'initiative ? Ou des acteurs qui sont passés à l'action ?
Quelles sont les personnes pouvant vous renseigner, vous faire part de leur expérience ? Quels sont les éléments que vous devrez définir pour préciser votre nouvelle activité ?
Qu'avez-vous besoin de savoir pour exposer votre idée ? Votre proposition d'activité ?
Formations existantes :
Prévention et gestion de l’agressivité et de la violence.
Le toucher dans le soin
Bureautique
Erreur, incident, accident liés aux soins (EIAS)
Soin à médiation esthétique et image de soi
Introduction aux démarches gestion des risques
Ergonomie gestuelle
Informer par le jeu à l’Hôpital
Responsabilité juridique en ETS
Éthique

Fomrations à créer :
Utilisation du nouveau portail numérique de la bienveillance : Anime ton CHU
Rôle de médiation – animation d’un groupe et intelligence collective
Formation pour cadre à un management sous gestion bienveillante
Formation à la bienveillance réciproque des soignants
Service éco-responsable
Sophrologie, méditation, yoga, etc
Bonnes pratiques alimentaires et nutrition
Béathan Mazas, aide soignant dans le service Hématologie-Soins Intensifs et porteur du projet "Anime ton CHU".
Bénédicte Boutin, responsable des projets du service Qualité de Vie au Travail du CHU.
Vous avez pu récolter des informations et précisions sur votre idée d'activité ?
Passez à l'étape suivante !

En parler !

Instructions

L'objectif de cette étape est de monter une présentation explicative pour convaincre. En effet, si vous voulez aller plus loin, concrétiser votre activité, il va falloir parler à votre cadre de service et/ou un administrateur de votre groupe (s'il existe).

Dans votre service, votre cadre de soin est responsable, c'est donc une personne centrale dans les différents circuits de validation et d'autorisation. Et les administrateurs sont responsables de la bienveillance.

Bien que votre activité soit encore à ses débuts, cette étape est primordiale. Si elle est validée, vous pourrez alors commencer les démarches de création de votre activité et passer à la vitesse superieur.

Pour cela, il faut convaincre !
Se mettre à la place de votre cadre de service :
Quels sont les enjeux et objectifs de son poste ?
Comment rassurer votre cadre qu'il n'y aura pas de tâches supplémentaires, étant donné la quantité de travail déjà présente ?
Que peut lui apporter une activité bienveillante à son travail, au personnel et au fonctionnement de son service ?
Qui pouvez-vous déjà contacter pour anticiper d'éventuelles questions de votre cadre ? (consulter l'annuaire du CHU, sur l'intranet)
Quels sont les éléments qui pourront rassurer votre cadre, qui démontreront que vous êtes motivé et que vous attendez son soutien ?
Pour cette première présentation, ce premier échange au sujet de votre activité soyez ouvert, à l'écoute, clair et respectueux.

Il serait astucieux de faire remonter les attentes, les besoins, les problématiques du service (que votre cadre connaît sûrement déjà) et démontrer que la bienveillance au travail pourrait être un moyen d'aller de l'avant et de résoudre des problèmes par l'action, l'initiative.

Racontez lui votre cheminement pour en arriver là, soyez sincère. Puis présentez le travail effectuer jusqu'ici.

Préparez également des questions auxquelles vous n'avez pas encore de réponses, que votre cadre puisse y répondre ou non, c'est important de montrer que le projet est en cours et que vous posez des questions pertinentes.

Vous pouvez également lui apporter la "Fiche Guide pour les cadres" (l'idéal serait de lui transmettre lorsque vous prendrez rendez-vous, donc en amont de la présentation) qui synthétisent à son égard : les avantages de la bienveillance au travail, les points de vigilances, les instructions et conseils.

Soignez votre présentation, quelle soit orale, par papier ou via un diaporama de présentation. Faites vous aider et conseiller !
Vous avez pu exposer votre proposition d'activité ? La cadre et l'administrateur ont soutenu votre idée ?
Passez à l'étape suivante !

Définissez votre activité

Instructions

Cette étape est très importante sur votre chemin pour mettre place une nouvelle activité dans votre service.
L'objectif est de définir votre activité, monter un dossier de proposition d'une nouvelle activité.

Pour cela vous devrez d'abord définir le cadre d'existence et la faisabilité de votre activité. Grâce notamment aux listes des points de vigilances et votre travail effectué jusqu'à cette étape.

Si ce n'est pas déjà fait, vous devrez ensuite vous inscrire sur l'espace de votre service dans Anime ton CHU.

Puis vous devrez remplir le formulaire de proposition d'une nouvelle activité. Cette fiche à compléter contient la description de votre activité et son déroulement, son lieu et son matériel, sa durée, son organisation et sa programmation, son personnel responsable et compétent, ainsi que sa réglementation.
Comment fonctionnera votre activité ? Quel sera son déroulement ? Qui pourra y participer ? Comment ? Quand ? Sous quelles conditions ?
Qui en sera responsable ? Qui a les compétences requises pour l'animer ?
Quels sont les points de vigilances de votre activité ?
Quel cadre définir ? Quel est le rôle du portail numérique Anime ton CHU dans cette activité ?
Comment programmer l'activité en fonction de l'organisation et la charge de travail dans votre service ?
Est-ce une activité Bien-être ? ou plutôt une activité d'animation de groupe de service ?
Il va vous falloir faire des allers-retours entre différents services et acteurs du CHU pour totalement définir votre activité. Vous pourrez trouver l'ensemble des contacts sur l'annuaire intranet du CHU et certains sur Anime ton CHU.

Préparez à l'avance ses prises de contacts. c'est à dire prévoyez les questions auxquelles vous avez besoin de réponse, exposer votre activité, son aspect innovant, le contexte de votre service et enfin les différents points que vous devez définir.

La liste des points de vigilance et une aide précieuse pour construire le dossier de votre activité.
Béathan Mazas, aide soignant dans le service Hématologie-Soins Intensifs et porteur du projet "Anime ton CHU".
Bénédicte Boutin, responsable des projets du service Qualité de Vie au Travail du CHU.
Votre cadre de service
Service Développement Professionnel Continu : Sophie Vilardich
Service Gestion du Temps de Travail : Guillaume Bresson
Unité d'Hygiène Hospitalière et Veille Infectueuse : Delphine Grau
Service au Patient, de la Santé Publique et des Affaires Juridiques
Le service Direction des Ressources Humaines : Valérie Gorrias Gay
Responsables du service Direction Système Information: Jérôme Euvrard, Vincent Templier, Laurent Bourgue
Vous avez pu envoyer votre formulaire de proposition de nouvelle activité ?
Passez à l'étape suivante !

Présentation

Instructions

Suite à l'envoi du formulaire de proposition d'une nouvelle activité vous devrez prendre rendez-vous avec votre cadre de service et les administrateurs de votre groupe de service (sauf s c'est vous).
En effet, il vous faudra présenter votre activité afin que votre cadre valide sa création et autorise son fonctionnement.
Il est donc important d'aborder cette présentation sérieusement.


Il est conseillé de construire votre projet de nouvelle activité en lien étroit avec votre cadre de service. Vous ne présenterez donc pas en terrain inconnu, votre cadre vous aura suivi.

La validation se basera sur la faisabilité et la viabilité des activités par rapport aux réglementations, aux moyens et à l'organisation du CHU et de votre service. Transformez les contraintes en opportunités !
Votre cadre de service a validé votre proposition d'activité ?
Passez à l'étape suivante !
Sinon retourner à l'étape "Se renseigner" ou "Définissez votre activité".

Être référent d'activité

Instructions

Cette dernière étape est très importante, elle vous servira tant que vous animerez une activité ou un groupe de service. C'est quoi le rôle de référent d'activité ? L'objectif de cette étape est de le découvrir ou plutôt de spécifier ce qu'il n'a pas encore été dit.

Pour cela vous porrez consulter les rôles dans l'espace découverte du fonctionnement d'Anime ton CHU.

Ensuite, vous pourrez également renseigner les prochains horaires de votre activité, sur l'espace plannings.

Enfin il vous est conseillé de faire une nouvelle publication sur le tableau de votre espace de service grâce au formulaire de nouvelle publication, ainsi l'information sera visible de tous. Pensez égalemet à communiquer et informer grâce à des flyers, des affiches ou bien lors d'un moment collectifs et conviviaux. Organisez un repas partagé par exemple.

Faites un bilan réflexif et critique régulièrement avec votre cadre de service et les administrateurs du groupe.
Quelle est votre responsabilité en tant que référent ?
Comment devez-vous informer vos collègues de service sur l'organisation et la plannification de votre activité ? Comment l'inscription à votre activité se déroule-t-elle ?
Est-il possible qu'un autre référent se joigne à vous ? Est-il possible de faire évoluer votre activité ?
Quelles sont les tâches que vous devrez executer en tant que référent d'activité ?
Béathan Mazas, aide soignant dans le service Hématologie-Soins Intensifs et porteur du projet "Anime ton CHU".
Bénédicte Boutin, responsable des projets du service Qualité de Vie au Travail du CHU.
Félicitations à vous ! Vous venez de terminer le guide de création d'une nouvelle activité !
Il ne reste plus qu'à l'animer, à vous de jouer !