Guide pratique de création d'un groupe

C'est parti !

Hello !
On vous a dit que votre idée était utopique, idéaliste, sans intérêt, voire même risquée ? Vous ne savez pas par où commencer ? Bonne nouvelle, vous avez frappé à la bonne porte !
Créer un groupe de bienveillance dans votre service, vous demandera de l’investissement et du temps, heureusement vous constaterez vite les bienfaits auprès de vos collègues.
Rien ne se fera de lui même, personne ne peut garantir mieux que vous le succès du projet. Nous nous sommes là pour vous accompagner !
Êtes-vous prêt à commencer ?

Les raisons d'être

Instructions

Pour commencer, vous devez définir les raisons d'êtres de votre groupe. Il va vous falloir préciser votre idée. C'est à dire spécifier quels sont ses objectifs, sa finalité et les moyens pour y arriver.
Vous pouvez vous demander, pourquoi créer ce groupe ? Quel sera son rôle ? Que pourra-t-on y faire ? Qu'est ce que ce groupe apportera au service, à son personnel ?

Quels impacts ont vos idées ? Apportent-elles du changement ?

Ce projet de création de groupe, suis-je capable de le porter seul ? Dois-je monter une équipe ?

Existe-t-il déjà un groupe similaire au CHU ? Un projet ressemblant en France ou à l'étranger ?
Vous pouvez faire des recherches, fouillez dans l'existant, récupérer des arguments qui alimenteront votre projet.

Vous pouvez également consulter la liste d'idées (ci-dessus) qui pourra stimuler le début de votre projet et vous aider à préciser vos objectifs.

Il est possible que vos idées, votre projet de création d'un groupe de bienveillance puisse résoudre des problèmes, répondent à des besoins ou des attentes. Définissez les, nommez les. Pourquoi pas grâce à l'écriture d'une problématique ?

Commencez à rédiger des éléments, à coucher sur papier vos idées, votre cheminement.
Béathan Mazas, aide soignant dans le service Hématologie-Soins Intensifs et porteur du projet "Anime ton CHU".
Vous êtes capable d'expliquer votre projet ? Passez à l'étape suivante !

Le noyau du groupe

Instructions

Cette étape se divise en 2 partie :

L'objectif de la première partie est de parler autour de vous de votre projet. Trouver des moments pour en discuter avec vos collègues, faites une présentation informelle ! L'idée à ce moment est de motiver d'autres agents pour former un groupe, un noyau. Il est possible que vous devrez les convaincre à ralier votre initiative, laissez leur de la place. C'est également le moment idéal pour récupérer des critiques constructives, des idées !

L'objectif de la seconde partie est de définir les rôles de chaque membre dans le groupe ! Idéalement, il faudrait que le noyau du groupe soit composé de 3 grands rôles:
Le modérateur, qui va structurer et gérer le groupe de service.
L’animateur, qui va organiser les activités et être le médiateur, il fait vivre le groupe et donc fait de la communication.
L’informaticien, qui va s’occuper de l’outil, être notamment un secrétaire (mails et modification), il peut également s’occuper de la conception de la communication.

Il est bien sûr envisageable de n'avoir que 2 rôles ou bien 4, c'est à vous d'adapter ces conseils à votre situation.
Afin de définir les différents rôles de votre groupe vous avez 2 quizz à votre disposition qui pourront vous aider à savoir si vous êtes prêt à faire partie d'un groupe de bienveillance. Et aider à trouver une place adéquate à chacun dans celui-ci. D'autant plus qu'il est préférable d'avoir certaines compétences au sein du groupe de bienveillance.

Vous êtes à l'initiative du projet, à ce stade où il vous faut construire une équipe, un groupe, vous aurez besoin d'aide. Alors si des personnes motivés à s'engager avec vous, proposent des idées qui vous déplaisent, essayez de rester ouvert et de trouver des points de convergence.

Le noyau du groupe n'est pas obligé de se constituer à ce stade mais c'est un bon moment pour commencer à semer des graines, à ébruiter, à "recruter".
La question principale de cette étape est :
Qui fait quoi ? En fonction de ce qu'il veut faire et ce qu'il peut faire.

Mais il y a 2 autres questions importantes pour constituer un noyau de groupe cohérent :
Qui veut le faire ? Qui veut s'engager ?
Qui veut y participer ? Qui veut en bénéficier ?
Ce n'est pas la même chose !
Le noyau du groupe prend forme et les rôles se précisent ? Passez à l'étape suivante !

Préparer une présentation

Instructions

L'objectif de cette étape est de monter une présentation explicative pour convaincre. En effet, si vous voulez aller plus loin, concrétiser votre projet et commencer à créer votre groupe de bienveillance dans votre service, il va falloir préparer une présentation pour votre cadre de service.

Dans votre service, votre cadre de soin est responsable, c'est donc une personne centrale dans les différents circuits de validation et d'autorisation.

Bien que votre groupe de service soit encore à ses débuts, cette étape est primordiale. Si elle est validée, vous pourrez alors commencer les démarches de création de celui-ci et passer à une vitesse superieur.

Pour cela, il faut convaincre !
Se mettre à la place de votre cadre de service :
Quels sont les enjeux et objectifs de son poste ?
Comment rassurer votre cadre qu'il n'y aura pas de tâches supplémentaires, étant donné la quantité de travail déjà présente ?
Que peut lui apporter un groupe de bienveillance à son travail, au personnel et au fonctionnement de son service ?
Qui pouvez-vous déjà contacter pour anticiper d'éventuelles questions de votre cadre ? (consulter l'annuaire du CHU, sur l'intranet)
Quels sont les éléments qui pourront rassurer votre cadre, qui démontreront que vous êtes motivé et que vous attendez son soutien ?
Pour cette première présentation, soyez ouvert, à l'écoute, clair et respectueux.

Il serait astucieux de faire remonter les attentes, les besoins, les problématiques du service (que votre cadre connaît sûrement déjà) et démontrer que la bienveillance au travail pourrait être un moyen d'aller de l'avant et de résoudre des problèmes par l'action, l'initiative.

Racontez lui votre cheminement pour en arriver là, soyez sincère. Puis présentez le travail effectuer jusqu'ici. C'est à dire ce que vous avez déjà défini :
Les raisons d'être du groupe, vos idées, les réactions de vos collègues de service, les personnes qui se sont engagées avec vous et comment vous-êtes vous répartie les rôles.

Préparez également des questions auxquelles vous n'avez pas encore de réponses, que votre cadre puisse y répondre ou non, c'est important de montrer que le projet est en cours et que vous posez des questions pertinentes.

Vous pouvez également lui apporter la "Fiche Guide pour les cadres" (l'idéal serait de lui transmettre lorsque vous prendrez rendez-vous, donc en amont de la présentation) qui synthétisent à son égard : les avantages de la bienveillance au travail, les points de vigilances, les instructions et conseils.

Soignez votre présentation, quelle soit orale, par papier ou via un diaporama de présentation. Faites vous aider et conseiller !
Béathan Mazas, aide soignant dans le service Hématologie-Soins Intensifs et porteur du projet "Anime ton CHU".

Bénédicte Boutin, responsable projet du service Qualité de Vie au Travail.
Votre cadre a validé votre présentation ? Passez à l'étape suivante !
Sinon retournez à l'étape "Les raisons d'être" en prenant en compte les critiques.

Créez un espace pour votre groupe

Instructions

L'objectif de cette étape est de créer un espace pour votre groupe sur le portail numérique, qui sera dédié à votre service sur Anime ton CHU.

Pour cela, vous devrez d'abord faire une demande de création d'un espace dédié à votre service au service Direction Système Information du CHU.

Puis une fois cet espace numérique créé, il vous faudra vous inscrire en tant qu'utilisateurs d'Anime ton CHU grâce au formulaire d'inscription, ci-dessous. Et signer les différentes chartes (attitude bienveillante, bon usage du portail numérique).

Enfin, vous pourrez contacter Béathan Mazas, porteur du projet, pour qu'il vous transmette les codes d'accès à l'espace ADMINISTRATEUR de votre groupe de service.
La création de votre espace dédié pour votre service sur Anime ton CHU peut prendre du temps. Il serait intéressant pour vous d'anticiper.

Pour pratiquer certaines activités au sein de votre service, vous devrez avoir la formation appropriée, grâce au CHU ou de l'extérieur. Si vous ne l'avez pas encore, c'est le bon moement pour vous y penchez.

Puis, suite à la création de votre espace, à votre inscription et demande d'accès pour l'espace administrateur, vous devrez vous appropriez ce dernier. C'est à dire qu'il faudra définir les différentes activités sur des fiches et selon des critères précis. Cette fiche permettra de valider et d'autoriser l'activité. Elle se compose :
d'une description, du lieu et du matériel nécessaire, de sa durée, de sa programmation et son organisation, de son personnel responsable et compétent, ainsi que de sa réglementation.

Vous pouvez suivre le guide pratique de mise en oeuvre d'une nouvelle activité :
Béathan Mazas, aide soignant dans le service Hématologie-Soins Intensifs et porteur du projet "Anime ton CHU".

Responsables du service Direction Système Information: Jérôme Euvrard, Vincent Templier, Laurent Bourgue
Votre espace a été créé ? Vous êtes inscrit ? Vous avez vos codes d'accès administrateur ?
Passez à l'étape suivante !

Monter un dossier

Instructions

L'objectif de cette étape est de monter un dossier de projet. Ce dossier comportera tous les éléments nécessaires à la création de votre groupe de bienveillance et à sa mise en fonctionnement. C'est à dire : les objectifs de votre groupe, les différents rôles dans le service, les différentes activités et leurs cadres d'existence, la réglementation et le fonctionnement.

La finalité de cette étape est de présenter votre dossier, votre projet à votre cadre de service et à la cadre superieur de soin pour validation.

La validation se basera sur la faisabilité et la viabilité du groupe de ses activités par rapport aux réglementations, aux moyens et à l'organisation du CHU et de votre service.
Dans un premier temps, posez vous la question : Comment le groupe fonctionnera ? Comment se manifestera son existence ?
Quelles seront les activités ? Par laquelle commencer ?

Ensuite vous pouvez réfléchir à : Par quels moyens votre groupe pourra exister ? De quels ressources aurez-vous besoin ? Humaine ? Financière ? Matériel ? Temporel ? etc ?

Puis vous pouvez vous demander : Quels sont les éléments de la loi, de la réglementation du CHU ou de votre service qui faut prendre en compte dans la création de votre groupe ? Et donc, quel cadre devez-vous définir pour sa mise en fonctionnement ? Il y a-t-il déjà des chartes ou des réglements existants ?

Demandez-vous enfin comment votre groupe de service va évoluer dans le temps ? Et quelles sont les élements qui seraient à prévoir dès maintenant ?
Avant tout, ce qui a de mieux pour construire ce genre de dossier, c'est de se mettre en situation. Cela ne veut pas dire commencer les activités. Mais plutôt se projetter, imaginer son existence grâce à votre expérience quotidienne sur votre lieu de travail.

Deuxième étape, fixer une date de présentation avec votre cadre.

Pour construire ce dossier vous devrez faire des allers-retours auprès des "personnes à contacter", afin de répondre aux exigences du fonctionnement du CHU. Vous devrez sûrement faire des négociations, des compromis, définir différentes temporalités, des activités réalisables sur le court terme et d'autres sur le long terme.
Commencez à créer vos activités en suivant le guide pratique de mise en oeuvre d'une nouvelle activité.

Pour lancer votre groupe rien de mieux qu'une activité facile à mettre en place et qui intéresse un maximum de personne.
Il ne faut pas viser trop haut dès le premier essai. Allez-y étape après étape, commencer par mettre en route de petites et simples activités facilement réalisable ou simplement nécessaire. Voir même par une seule activité !

Dernière chose : Trouvez un nom à votre groupe !
Béathan Mazas, aide soignant dans le service Hématologie-Soins Intensifs et porteur du projet "Anime ton CHU".

Bénedicte Boutin, responsable projets au service Qualité de Vie au Travail

Votre cadre de service et votre cadre supérieur de soin

Le service Direction des Ressources Humaines : Valérie Gorrias Gay
Votre projet de création de groupe dans votre service a été validé ?
Passez à l'étape suivante !
Sinon recommencez cette étape.

Officialisation

Instructions

Cette étape a pour objectif d'officialiser la création du groupe de bienveillance dans votre service. Il s'agit de le présenter à tout votre service.


Pour commencez, trouvez le ou les moments adéquates en fonction de la charge de travail de chacun. Il est important qu'un maximum de personnes puissent venir.

Ensuite, trouvez un moyen original d'inviter vos collègues de service et autres, comme le service QVT. Naturellement, il vous faudra communiquer et informer avant et pendant la présentation. En parlant d'Anime ton CHU, par exemple.

Penser à faire une présentation informelle, ludique, agréable, basé sur le dialogue, l'interaction et des explications naturelles.

Enfin, organisez un petit évènement comme un repas partagé, une marche. Choisissez bien, cela peut vous permettre de ritualiser ce moment collectif et convivial.

Pour finr, proposez et invitez à participer. Donnez leur envie de prendre une initiative comme vous !
Vous avez organisé la présentation d'officialisation ?
Passez à la dernière étape !

Tenir son rôle

Instructions

Cette étape a pour objectif de vous conseiller pour la suite des évènement. Vous êtes responsable d'un groupe de bienveillance dans votre service. Il vous faut donc connaître votre rôle d'administrateur.

Cette dernière étape vous servira tant que vous faites partie de votre groupe de service.
Quelles sont les tâches quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles ou annuelles que vous devrez effectuées ?
Quelles seront vos responsabilités ?
Quelles postures, images et valeurs devraient vous incarner et transmettre autour de vous ?
Il y a-t-il des astuces ou des pistes pour cultiver la bienveillance au travail ?
Pour tenir votre rôle d'administrateur, vous devrez lancez et entretenir la dynamique du groupe.

Utilisez le portail numérique : Anime ton CHU ! Afin d'animer votre groupe et ses activités. Renseignez vous sur ses fonctionnalités.

Il vous faudra communiquer et informer, utilisez des flyers, des affiches, le fil d'actualité de votre espace de service et des mails groupés.
Mais pensez également à garder le plus possible de contact direct, pour les activités, l'information et les relations.

Pensez à vous entourer de membres et de participants actifs, il vous faudra être motivant et rendre votre groupe désirable !

Organisez un évènement de la bienveillance au travail au CHU et ouvert à tous. Réalisez le avec les autres groupe de bienveillance, les autres services à l'initiatives et la Qualité de Vie au Travail.
Comme un colloque ou une exposition par exemple !
Béathan Mazas, aide soignant dans le service Hématologie-Soins Intensifs et porteur du projet "Anime ton CHU".

Bénedicte Boutin, responsable projets au service Qualité de Vie au Travail
Le guide pratique de création d'un groupe de service est fini.
Rendez-vous sur votre espace de service et administrateur.
BRAVO ET SOYEZ BIENVEILLANT !!